Tugas 2 ITSM - Six Sigma

Pengertian Six Sigma
Secara umum, Six Sigma adalah suatu metodologi yang dipergunakan untuk melakukan upaya perbaikan dan peningkatan proses yang berkesinambungan atau terus menerus (Continuous Improvement). SIX SIGMA berasal dari kata SIX yang berarti enam (6) dan SIGMA yang merupakan satuan dari Standard Deviasi yang juga dilambangkan dengan simbol σ, Six Sigma juga sering di simbolkan menjadi 6σ. Makin tinggi Sigma-nya, semakin baik pula kualitasnya. Dengan kata lain, semakin tinggi Sigma-nya semakin rendah pula tingkat kecacatan atau kegagalannya. Seperti Tabel konversi Sigma dibawah ini.

Istilah dalam Konsep Six Sigma

1.        Black Belts

Merupakan pemimpin tim yang bertanggung jawab untuk pengukuran, analisis, peningkatan, dan pengendalian proses-proses kunci yang mempengaruhi kepuasan pelanggan dan/atau pertumbuhan produktivitas.

2.        Green Belts

Serupa dengan Black Belts, tetapi posisinya tidak penuh waktu.

3.        Master Black Belts

Guru yang melatih Black Belts, sekaligus merupakan konsultan proyek Six Sigma yang sedang ditangani oleh Black Belts. Kriteria pemilihan dari Master Black Belts adalah ketrampilan analisis kuantitaif, kemampuan mengajar dan memberikan konsultasi tentang manajemen proyek yang berhasil. Master Black Belts merupakan posisi penuh waktu.

4.        Champion

Dalam struktur Six Sigma, Champion merupakan individu yang berada pada manajemen atas yang memahami Six Sigma dan bertanggung jawab untuk keberhasilan dari Six Sigma itu.

5.        Critical to Quality

Merupakan bagian dari suatu produk. Proses atau praktek-praktek yang berdampak langsung pada kepuasan pelanggan.

6.        Defect

Kegagalan memberikan apa yang diinginkan oleh pelanggan.

7.        Defect Per Million Opportunities (DPMO)

Ukuran kegagalan dalam Six Sigma yang menunjukkan kegagalan per sejuta kesempatan. Pemahaman terhadap DPMO ini sangat penting dalam pengukuran keberhasilan aplikasi program Six Sigma.

8.        Process Capability

Suatu ukuran kinerja kritis yang menunjukkan kemampuanmenghasilkan output sesuai dengan spesifikasi produk yang ditetapkan oleh manajemen berdasarkan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.

9.        Variation

Proses yang pelanggan lihat dan rasakan pada saat terjadi transaksi antara pemasok dan pelanggan itu. Semakin sedikit variasi akan semakin disukai, karena menunjukkan konsistensi dalam kualitas. Variasi mengukur suatu perubahan dalam proses atau praktek-praktek bisnis yang mungkin mempengaruhi hasil yang diharapkan.

10.    Stable Operation

Proses-proses yang dapat diperkirakan dan dikendalikan guna meningkatkan ekspektasi pelanggan.

11.    Design For Six Sigma (DFSS)

Merupakan suatu metodologi sistematik yang menggunakan peralatan, pelatihan dan pengukuran untuk memungkinkan pemasok mendesain produk yang memenuhi ekspektasi dan kebutuhan pelanggan serta dapat diproduksi dan dioperasikan pada tingkat kualitas Six Sigma.

12.    Define, Measure, Analyze, Improve and Control (DMAIC)

Merupakan proses untuk peningkatan terus-menerus menuju target Six Sigma.

Konsep Six Sigma

Terdapat enam aspek kunci yang perlu diperhatikan dalam aplikasi konsep Six Sigma yaitu :

1.        Identifikasi pelanggan anda.

2.        Identifikasi produk anda.

3.        Identifikasi kebutuhan anda dalam memproduksi produk untuk pelanggan anda.

4.        Definisikan proses anda.

5.        Hindarkan kesalahan dalam proses anda dan hilangkan semua pemborosan yang ada.

6.        Meningkatkan proses anda secara terus-menerus menuju target Six Sigma.

Langkah-Langkah Implementasi Proyek Peningkatan Kualitas Six Sigma

Proyek peningkatan kualitas Six Sigma harus melibatkan secara intensif antara manajemen dari tingkat atas sampai tingkat bawah dan akan ditangani langsung oleh Black Belts sebagai pemimpin tim manajemen proyek. Implementasi proyek peningkatan kualitas Six Sigma mengikuti empat tahap :

1.        Identifikasi

Tujuan dari tahap identifikasi adalah mengidentifikasi bisnis-bisnis kunci dari perusahaan. Tanggung jawab dari tahap ini berada pada manajemen dan Master Black Belts. Tahap identifikasi terdiri dari dua langkah :

a.         Recognize (Pengenalan)

Identifikasi proses dari bisnis-bisnis kunci yang berkaitan langsung dengan pelanggan yang dilakukan oleh manajemen dan Master Black Belts. Fungsi dari tahap ini adalah memudahkan perusahaan untuk mengetahui bagaimana proses-proses bisnis kunci itu mempengaruhi profitabilitas dan kemudian mendefinisikan apa yang menjadi Critical to Business Process.

b.         Define (Mendefinisikan)

Untuk mendefinisikan rencana-rencana yang harus dilakukan guna melaksanakan peningkatan dari setiap tahap proses bisnis kunci itu. Tanggung jawab dari definisi proses bisnis kunci berada pada manajemen dan Master Black Belts.

2.        Karakterisasi

Tujuan dari tahap karakterisasi adalah membantu menetapkan tujuan-tujuan yang harus dicapai oleh perusahaan melalui proyek peningkatan kualitas Six Sigma. Tahap karakterisasi terdiri dari dua langkah yaitu :

a.         Measure (Pengukuran)

1)        Memilih Karakteristik Critical to Quality, kunci yang berhubungan langsung dengan kebutuhan pelanggan.

2)        Mendefinisikan standar-standar pengukuran.

3)        Melakukan validasi terhadap sistem pengukuran.

b.         Analyze (Menganalisis)

1)        Menetapkan kapabilitas proses.

2)        Mendefinisikan target-target kinerja.

3)        Mengidentifikasi sumber-sumber variasi.

3.        Optimasi

Tujuan dari tahap optimasi adalah mengidentifikasi langkah-langkah yang dibutuhkan untuk dilaksanakan dalam meningkatkan suatu proses dan menurunkan sumber-sumber utama penyebab variasi.

Pada umumnya, Black Belts akan memeriksa variabel-variabel yang terkait dengan prinsip 7M. 7M terdiri dari :

a.         Manpower (Tenaga Kerja) : berkaitan dengan ketrampilan kerja.

b.         Machine (Mesin-Mesin) : berkaitan dengan sistem perawatan preventif terhadap mesin-mesin produksi, termasuk fasilitas dan peralatan lain.

c.         Method (Metode Kerja) : berkaitan dengan metode kerja yang benar, mengikuti prosedur-prosedur kerja yang ditetapkan.

d.         Material (Bahan Baku dan Bahan Penolong) : berkaitan dengan kualifikasi dan keseragaman bahan baku dan bahan penolong yang digunakan dalam proses produksi, serta penanganan terhadap bahan baku dan bahan penolong tersebut.

e.         Media : berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang memperhatikan aspek-aspek kebersihan, kesehatan, keselamatan kerja dan lingkungan kerja yang kondusif.

f.          Motivation (Motivasi) : berkaitan dengan sikap kerja yang benar dan profesional (kreatif, proaktif, mampu bekerja sama dalam tim, dll) yang dalam hal ini akan sangat tergantung pada sistem balas jasa dan penghargaan terhadap tenaga kerja.

g.         Money (Uang) : berkaitan dengan dukungan keuangan yang mantap guna memperlancar proyek peningkatan kualitas Six Sigma yang akan diterapkan.

Tahap optimasi terdiri dari dua langkah :

a.       Improve (Memperbaiki)

Dalam langkah ini Black Belts sebagai penanggung jawab harus kreatif dalam mencari cara-cara baru untuk meningkatkan proses agar menjadi lebih baik, lebih efisien, dan lebih cepat. Dengan kata lain, improve akan meningkatkan bagian-bagian sistem mencapai sasaran kerja. Dalam langkah improve terdapat tiga hal pokok yang harus dikerjakan:

1)        Mengetahui penyebab potensial yang menyebabkan variasi proses.

2)        Menemukan hubungan variabel-variabel kunci penyebab variasi.

3)        Menetapkan batas-batas toleransi operasional.

b.      Control (Pengendalian)

Terdapat tiga hal pokok yang harus dilakukan dalam langkah pengendalian yaitu :

1)        Melakukan validasi terhadap sistem pengukuran.

2)        Menentukan kapabilitas proses yang telah tercapai sekarang.

3)        Menerapkan rencana-rencana pengendalian proses.

4.        Institusionalisasi

Tahap institusionalisasi merupakan tanggung jawab manajemen dan Master Black Belts. Tahap ini terdiri dari dua langkah yaitu :

a.         Standarisasi

Tujuan dari tahap ini adalah menstandarisasi sistem yang telah terbukti terbaik dalam bisnis kelas dunia.

b.         Integrate (Mengintegrasikan)

Tujuan dari langkah integrate adalah mengintegrasikan metode-metode standar dan proses ke dalam siklus desain, di mana salah satu prinsip dari Design For Six Sigma (DFSS) adalah bahwa proses desain harus menggunakan komponen-komponen yang ada, proses-proses dan praktek-praktek yang telah terbukti terbaik dalam kelasnya.

Alat Analisis untuk Six Sigma dan Peningkatan Berkelanjutan

1.        Diagram alir : digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah sebagai bagian dari analisis SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer). SIPOC pada intinya disusun oleh model input-output untuk menggambarkan langkah suatu proyek.

2.        Tabel berjalan : membantu memahami pentingnya suatu masalah dengan menggambarkannya dalam tabel menurut tingkatannya.

3.        Tabel Pareto : tabel ini membantu memecahkan masalah dengan mengelompokkan masalah ke dalam batasan tertentu.

4.        Checksheets : bentuk dasar yang membantu menstandarisasi pengumpulan data.

5.        Diagram sebab-akibat : diagram yang menunjukkan hubungan penyebab potensial dengan masalah yang dihadapi.

6.        Diagram alir kesempatan : diagram yang digunakan untuk memisahkan nilai tambah dengan yang bukan nilai tambah dalam suatu proses.

7.        Tabel pengendalian : tabel hubungan waktu yang menunjukkan statistik nilai rata-rata sebuah batas kendali.

-         Six Sigma adalah usaha yang terus menerus untuk mengurangi pemborosan, menurunkan variansi dan mencegah cacat. Six sigma merupakan sebuah konsep bisnis yang berusaha untuk menjawab permintaan pelanggan terhadap kualitas yang terbaik dan proses bisnis yang tanpa cacat. Kepuasan pelanggan dan peningkatannya menjadi prioritas tertinggi, dan Six sigma berusaha menghilangkan ketidakpastian pencapaian tujuan bisnis. Untuk lebih mudahnya six sigma dapat dijelaskan dalam dua perspektif, yaitu perspektif statistik dan perspektif metodologi. Perspektif Statistik, sigma dalam statistik dikenal sebagai standar deviasi yang menyatakan nilai simpangan terhadap nilai tengah. Suatu proses dikatakan baik apabila berjalan pada suatu rentang yang disepakati. rentang tersebut memiliki batas, batas atas atau USL (Upper Specification Limit) dan batas bawah atau LSL (Lower Specification Limit) proses yang terjadi diluar rentang disebut cacat (defect).

-         Proses Six Sigma adalah proses yang hanya menghasilkan DPMO (defect permillion opportunity). Six Sigma merupakan pendekatan menyeluruh untuk menyelesaikan masalah dan peningkatan proses melalui fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). DMAIC merupakan jantung analisis six sigma yang menjamin voice of costumer berjalan dalam keseluruhan proses sehingga produk yang dihasilkan memuaskan pelanggan. 

-         Define adalah fase menentukan masalah, menetapkan persyaratan-persyaratan pelanggan, mengetahui CTQ (Critical to Quality). Fase ini tidak banyak menggunakan statistik, tools statistik yang sering dipakai pada fase ini adalah diagram cause & effect dan diagram pareto. kedua tool statistik tersebut digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan prioritas masalah.    

-         Measure adalah fase mengukur tingkat kecacatan pelanggan (Y). Fase mengukur tingkat kinerja saat ini, sebelum mengukur tingkat kinerja biasanya terlebih dahulu melakukan analisis terhadap sistem pengukuran yang digunakan.    

-         Analyze adalah fase menganalisis faktor-faktor penyebab masalah/cacat (X). Masalah-masalah yang timbul terkadang sangat kompleks sehingga membuat kita bingung mana yang akan kita selesaikan.

-         Improve adalah fase meningkatkan proses (X) dan menghilangkan faktor-faktor penyebab cacat. Pada fase improve banyak melibatkan uji Design of Experiment (DoE). DoE merupakan suatu uji dengan mengubah-ubah variabel faktor sehingga penyebab perubahan pada variabel respon diketahui.     

-         Control adalah fase mengontrol kinerja proses (X) dan menjamin cacat tidak muncul. Tool yang umum digunakan adalah diagram kontrol. fungsi umum diagram kontrol adalah sebagai berikut :

1)      Membantu mengurangi variabilitas b.

2)      Memonitor kinerja setiap saat c.

3)      Memungkinkan proses koreksi untuk mencegah penolakan